Dokumentation

Erste Schritte

1. Aktion anlegen. Geben Sie Name, Hauptwährung und ein Aktionspasswort ein.
2. Personen und Gruppen hinzufügen. Jeder kann einen Koeffizienten haben (zum Beispiel zahlt ein Kind die Hälfte). Gruppen, die gemeinsam zahlen, können einen Sponsor haben.
3. Ausgaben erfassen. Jede hat Zahler, Teilnehmer und Kategorie. Sie können persönliche Posten, eine andere Währung und einen Beleg als Datei hinzufügen.
4. Abrechnen. Die Abrechnung zeigt Salden und die kleinstmögliche Anzahl an Überweisungen. Sie können sie drucken oder als PDF speichern.
5. Ad acta legen. Sperren Sie die Aktion. Sie bleibt für alle, die sie haben, einsehbar, und Sie können sie jederzeit entsperren.

Das Aktionspasswort: wozu es dient

Der Inhalt einer Aktion (Namen, Personen, Beträge, Belege) wird direkt in Ihrem Browser verschlüsselt. Der Schlüssel entsteht aus dem Aktionspasswort und wird nicht an den Server gesendet. Der Server speichert daher nur verschlüsselte Daten, und selbst der Betreiber kann sie nicht lesen.

• Es ist nicht das Passwort Ihres Kontos. Es gilt nur für eine Aktion, und alle, die sie öffnen, brauchen es.
• Geben Sie das Passwort möglichst auf einem anderen Weg weiter als den Link.
• Der Eigentümer kann es ändern, dafür wird aber das aktuelle Passwort benötigt. Geben Sie das neue Passwort dann an die anderen weiter.
• Ein verlorenes Passwort können wir nicht wiederherstellen. Ohne es lassen sich die Daten nicht entschlüsseln, auch nicht von uns.

Wie Sie die Aktion anderen zugänglich machen

Es gibt drei Wege, die Sie kombinieren können.

• Link und Aktionspasswort: Wer beides hat, kann die Aktion nur ansehen. Eine Registrierung ist nicht nötig.
• Einladung: Wenn Sie bei einem Teilnehmer eine E-Mail-Adresse eintragen und er ein AdActa-Konto hat, erhält er eine Einladung und sieht die Aktion nach der Annahme in seiner Liste. Details unten.
• PDF: Jeder kann die Abrechnung herunterladen oder drucken und weitergeben.

Rollen

Einladungen

Einladungen verbinden einen Teilnehmer der Aktion mit seinem Konto, damit er die Aktion ohne Link sieht.

1. Tragen Sie bei dem Teilnehmer seine E-Mail-Adresse ein.
2. Gibt es ein bestätigtes Konto mit dieser Adresse, erhält es eine ausstehende Einladung. In der Mitgliederliste sehen Sie sie als „Wartet auf Annahme der Einladung“. Sie tritt nie von selbst bei: Der Eingeladene muss sie annehmen oder ablehnen (auf der Startseite unter Einladungen zu Aktionen).
3. Nach der Annahme wird er Leser. Das Aktionspasswort müssen Sie ihm selbst senden, die Einladung enthält es nicht.
4. Der Eigentümer kann die Rolle in der Mitgliederliste dann auf Editor ändern oder das Mitglied entfernen.

Wenn sich der Teilnehmer erst später registriert: Sie müssen nichts wiederholen. Die Einladung erscheint, sobald er seine E-Mail-Adresse bestätigt hat, sofern sie beim Teilnehmer weiterhin eingetragen ist.

Datenschutz: Der Server speichert die E-Mail-Adresse des Teilnehmers nur in kodierter Form (HMAC), sie dient nur der Zuordnung zu einem Konto, und Sie sehen sie nach der Eingabe nicht mehr. Die App verrät absichtlich nicht, ob ein Konto mit dieser Adresse existiert.

Aktion verlassen und Mitglied entfernen

• Ein Mitglied (Editor oder Leser) kann die Aktion jederzeit mit „Aktion verlassen“ verlassen. Zugriff gibt es danach nur über eine neue Einladung.
• Der Eigentümer kann ein Mitglied mit „Entfernen“ entfernen. Der Eigentümer kann seine Aktion nicht verlassen, nur löschen.
• Nach dem Entfernen verschwindet die Aktion aus dem Konto. Soll die Person sie auch per Link nicht mehr öffnen können, ändern Sie zusätzlich das Aktionspasswort. Eine bereits heruntergeladene oder gedruckte Kopie lässt sich nicht zurücknehmen.

Anhänge und Belege

• Zu einer Ausgabe können Sie bis zu 10 Anhänge (Fotos und PDFs) hinzufügen. Sie werden wie der Rest der Aktion in Ihrem Browser verschlüsselt.
• Der Speicher für Anhänge ist pro Konto des Aktionseigentümers begrenzt: 10 MB kostenlos und 100 MB mit AdActa Plus.
• Anhänge werden 12 Monate nach dem Hochladen automatisch gelöscht und sofort, wenn die Ausgabe, die Aktion oder das Konto gelöscht wird. Die Daten der Ausgabe bleiben. Wichtige Belege bewahren Sie bitte auch anderswo auf.
• In der gedruckten Abrechnung können Sie „Anhänge“ einschalten: Fotos werden unter der Übersicht eingefügt, PDFs im Druck nur mit dem Namen aufgeführt.

AdActa Plus

Die Grundnutzung ist kostenlos. Plus brauchen Sie nicht, solange Ihnen eine bearbeitbare Aktion genügt.

So erhalten Sie Plus: Beim Anlegen einer weiteren Aktion oder in den Einstellungen wählen Sie „Plus erhalten“ (bei Inhabern „Um ein Jahr verlängern“). Je nach Angebot zahlen Sie per Überweisung (mit QR-Code), PayPal oder Revolut. Geben Sie den angezeigten Code im Verwendungszweck an, damit wir die Zahlung zuordnen können, und wählen Sie „Ich habe die Zahlung gesendet“. Wir schalten Plus nach Zahlungseingang manuell frei, meist innerhalb weniger Stunden, und senden eine Bestätigung per E-Mail. Bei Zahlung direkt über PayPal wird Plus sofort aktiviert.

Es ist ein jährlicher Beitrag zum Serverbetrieb, kein Abonnement. Nichts verlängert sich automatisch.

Häufige Fragen

• Ich habe das Aktionspasswort vergessen. Versuchen Sie, es von jemandem zu bekommen, dem Sie es geschickt haben. Hat es niemand gespeichert, lassen sich die Daten nicht wiederherstellen.
• Ich habe mein Kontopasswort vergessen. Nutzen Sie „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite. Das Kontopasswort ist ein anderes als das Aktionspasswort.
• Bleibt mein Konto, wenn ich Plus nicht nutze? Ja. Ein Konto wird erst nach 12 Monaten ohne Anmeldung gelöscht, und wir warnen Sie vorher per E-Mail.